Ein Redaktionssystem mit Erfolg einführen

Ein Redaktionssystem sollte in einem Unternehmen immer mit Bedacht und Umsicht eingeführt werden. Denn ein solches System ist zum einen ein ziemlich großer Kostenfaktor. Zum anderen soll es von den Anwendern ja auch genutzt werden – deswegen muss es für den Alltag eine praktikable Lösung darstellen.  Ein kleiner Tipp vorweg: Eine gute Planung bereits vorab ist schon fast die halbe MieteDenn alleine mit der Implementierung eines solchen Systems ist es nicht getan, wenn ein Team effizient damit arbeiten soll.  

Warum überhaupt ein Redaktionssystem?

Die Technische Redaktion ist äußerst vielschichtig – egal ob im Maschinenbau, im Anlagenbau oder im medizinischen Bereich.  Es gibt Prüfberichte, verschiedenste Dokumentationen, Anleitungen, die auch noch sehr strengen Regelungen und strikten Nomen unterliegen.  Wenn ein Unternehmen nicht mit einem Redaktionssystem arbeitet, müssen alle Änderungen immer per Hand vorgenommen werden – in allen Dokumenten, die diese auch betreffen. Das kann, gerade dann, wenn die Dokumentation umfangreich ist, zu einer wahren Sisyphus-Arbeit werden.  Ein Redaktionssystem stellt eine enorme Arbeitserleichterung dar. Änderungen und Anpassungen lassen sich leicht vornehmen, oft nur mit wenigen Klicks. 
Mithilfe eines gut strukturierten Systems bleibt die Technische Dokumentation relativ einfach immer auf dem neuesten Stand. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die Daten kontinuierlich gepflegt werden. So hat man sowohl auf aktuelle als auch auf ältere Daten Zugriff.  Zudem können mit einem guten Redaktionssystem relativ große Datenmengen unkompliziert verwaltet werden.  

Schritt 1 – Einen Verantwortlichen benennen  

Bevor man sich Gedanken macht, für welches System man sich überhaupt entscheidet, sollte ein Projektverantwortlicher oder Projektmanager benannt werden. Im Idealfall ist das natürlich ein Mitarbeiter der Technischen Redaktion. Die Einführung eines Redaktionssystems ist übrigens weder eine One-Woman-Show noch eine One-Man-Show. Von Anfang an sollten in das Projekt auch Mitarbeiter eingebunden werden, die täglich mit diesem System arbeiten müssen, wenn es erfolgreich integriert wurde.  Übrigens: Falls es in Ihrem Unternehmen keine „hauseigene“ Technische Redaktion gibt oder keine Möglichkeit besteht, einen Mitarbeiter für ein solches Projekt freizustellen, kann auch ein externes Büro beauftragt werden. Wir von Schneider Dokumentation stehen Ihnen bei solchen Projekten gerne zur Seite.  

Schritt 2 – die Datenaufbereitung  

Bevor die Daten und Dokumente überhaupt in ein Redaktionssystem eingespeist werden können, müssen diese zunächst akribisch gesichtet werden.  

Dabei sollten folgende Gesichtspunkte betrachtet werden: 

  • Sind die Daten eigentlich überhaupt noch aktuell?  
  • Entsprechen sie den aktuellen Anforderungen? Hier auch die Normen, Gesetze, Sicherheitsrichtlinien etc. pp. nicht außer Acht lassen! 
  • Welche Dateiformate wurden genutzt? Handelt es sich beispielsweise um Word-, beziehungsweise Exceldateien? Wie sieht es bei den Grafiken aus?  

Dieser Schritt kann übrigens dazu genutzt werden, um eventuelle „Altlasten“ loszuwerden – also Daten, die überhaupt nicht mehr benötigt werden.  

Schritt 3 – Wie sieht es mit der Standardisierung aus? Was ist mit Übersetzungen?  

Nun muss der Datenbestand in seiner Gesamtheit betrachtet werden. Wie sollen die Daten zukünftig sinnvoll strukturiert werden, damit sie sich auch problemlos in das neue System einspeisen lassen?
Hier kommt dann das Thema Standardisierung ins Spiel. Denn je höher diese ist, umso effektiver lässt sich später mit einem Redaktionssystem arbeiten. 

Ebenso müssen die Prozesse der Übersetzung genau analysiert werden. Werden die Übersetzungen nicht im Haus gemacht, ist ein Gespräch mit dem Dienstleister angebracht. Sind zudem bestimmte Systeme im Einsatz (Translation-Memory-System) ist es unbedingt notwendig, dass es eine funktionierende (!) Schnittstelle zum neuen Redaktionssystem gibt.  

Eventuell kann es Sinn machen, zukünftig mit modularisierten Daten zu arbeiten. Der große Vorteil hierbei ist, dass künftig Single-Source-Publishing möglich ist. Es entscheidet also dann ein automatisierter Prozess, welche Module noch für ein bestimmtes Dokument in einer bestimmten Fremdsprache benötigt werden.  Das kann eine enorme Arbeitserleichterung darstellen.  Ein Redaktionssystem kann aus den modularen Inhalten verschiedene Ausgabeformate konvertieren. Egal, ob es sich dabei um eine Bedienungsanleitung oder um bestimmte Datenblätter handelt.  

Schritt 4 – Die Auswahl des Systems und vergessen Sie die Mitarbeiter nicht!  

Das Angebot an Redaktionssystemen speziell für die technische Dokumentation ist riesig. Deswegen werden wir an dieser Stelle kein explizites System benennen.  

Aber: 

Bei der Auswahl des richtigen Redaktionssystems gilt es, die Hemmschwelle möglichst niedrig halten. Deswegen kann es sich empfehlen, zunächst auf ein Standardsystem zurückzugreifen, dass möglichst einfach zu bedienen ist und bei dem sich Updates relativ einfach einspielen lassen. Auch Anpassungen können nach und nach an einem Standard-System relativ unkompliziert vorgenommen werden. Vergessen Sie allerdings beim Prozess der Einführung eine extrem wichtige Komponente nicht: Die Mitarbeiter, die das System künftig nutzen sollen.  

Scheitert es beispielsweise schon an der Bedienung, dann wird das Ziel „Ein Redaktionssystem mit Erfolg einführen“ wohl eher mit großen Schwierigkeiten zu realisieren sein.  Zudem sollte ein Unternehmen sich im Klaren sein, wo es eigentlich zukünftig im Bereich der technischen Redaktion hin will. Sind beispielsweise die sogenannten „neuen Medien“ auch dort ein Thema? Dann sollte das angestrebte Redaktionssystem unbedingt diese Komponente unterstützten.  

 

Last but not least:  

Es kann unter gewissen Umständen sogar nötig sein, das alte und das neue System erst einmal parallel laufen zu lassen, bis die Umstellung vollständig abgeschlossen ist.  

Übrigens: Von der Einführung eines Redaktionssystems profitieren nicht nur große Industriebetriebe. Auch für ein Mittelständisches Unternehmen kann es durchaus lohnend sein, ein solches System einzuführen. Wenn Sie Hilfe bei der Einführung eines gut strukturierten Redaktionssystems benötigen, dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.