Muss die Dokumentation neu geschrieben werden, wenn sich die Norm ändert?
Normen begegnen uns unbewusst jeden Tag in unserem Leben. Sie sorgen dafür, dass die Schraube ins Bohrloch oder der Deckel auf die Flasche passt. Auch in Unternehmen sind Normen mehr oder weniger Alltag. Damit werden verlässliche Standards formuliert, beispielsweise dass in Deutschland gekaufte Ersatzteile auch woanders installiert werden können. Ein schönes Beispiel für eine gelungene Norm sind USB-Anschlüsse. Diese sind überall auf der Welt gleich.
Trotzdem fällt es so manchem Experten im Unternehmen schwer, den Überblick über den Normendschungel zu behalten. Jedes Jahr werden rund 2.500 neue und überarbeitete Normen veröffentlicht. Dazu wird jede Norm alle fünf Jahre überprüft und gegebenenfalls angepasst.
Normen sind zwar keine Gesetze, sie können aber die Rechtsprechung durchaus beeinflussen. Werden diese nämlich in Verträgen, Verordnungen oder Gesetzen zitiert, gelten Normen als verbindlich. Das trifft sogar dann zu, wenn die Norm vielleicht schon längst geändert oder nicht mehr gültig ist. Allein deswegen sollte man seine Dokumentationen regelmäßig überprüfen (lassen). Doch leider gibt es immer noch Firmen, in denen die technische Dokumentation immer noch wie ein ungeliebtes Stiefkind behandelt wird.
Wie mit geänderten Normen umgehen?
Das tückische an den Normen ist, dass sie sich immer mal wieder ändern oder erweitert werden. Ein gutes Beispiel aus dem Maschinenbau ist die DIN EN ISO 12100, die die grundsätzliche Terminologie und Methodologie festlegt und allgemeine Leitsätze zur Risikobeurteilung und Risikominderung aufstellt. Mit dieser Norm wurden die Normen DIN EN ISO 12100-1:2004, DIN EN ISO 12100-2:2004 und DIN EN ISO 14121-1:2007 zusammengefasst. Damit das Leben spannend bleibt, gibt es mittlerweile die DIN EN ISO 20607 (Sicherheit von Maschinen-Betriebsanleitung – allgemeine Gestaltungsgrundsätze). Mit dieser Norm wurde die Gestaltung der Betriebsanleitung noch einmal genauer spezifiziert. Dazu gibt es noch die Norm DIN EN IEC/IEEE 82079-1 über das Erstellen von Gebrauchsanleitungen, die beispielsweise festlegt, wie eine Anleitung gegliedert sein soll und was sie beinhalten muss.
Bevor den Lesern es irgendwann im Kopf vor lauter Zahlen beginnt zu schwirren, kommen wir jetzt zu der konkreten Frage: Muss jetzt deswegen die ganze Dokumentation, beziehungsweise die Betriebsanleitung überarbeitet oder neu geschrieben werden?
Rein rechtlich befindet man sich in einer Grauzone und prinzipiell ist es so, dass die gängigen Normen und Richtlinien dazu keine expliziten Vorgaben machen. Jeder könnte also so entscheiden, wie er es für richtig hält.
Muss die Sicherheitskennzeichnung an geänderten Normen angepasst werden?
Auch in diesem Fall ist es nicht explizit vorgeschrieben, dass zum Beispiel die Produktsicherheitsschilder an einer Maschine aktualisiert werden müssen. Aber falls die Dokumentationen auf die neue Sicherheits-Symbolik hin angepasst werden, müssen auch diese an der Maschine aktualisiert werden. Unser Partner HEIN Industrieschilder GmbH stellt hierfür die normkonforme Kennzeichnung bereit. Dabei ist es egal, ob es sich um die Kennzeichnung nach nationalen oder internationalen Normen handelt.
Was also tun, wenn sich die Normen ändern? Einfach alles so lassen?
Das kommt darauf an. Bei einer Änderung oder Erweiterung einer Norm oder Richtlinie sollte man sich auf jeden Fall die Dokumente ganz genau anschauen, die von den Änderungen betroffen sind. Danach sollte man prüfen, welche Auswirkungen die Änderung auf das Produkt, beziehungsweise die Maschine und die technische Dokumentation hat. Bleiben wir hier bei dem Beispiel aus dem Maschinenbau. Sobald eine Maschine beim Kunden steht, heißt das nicht, dass automatisch die Haftung auch auf diesen übergeht. Vieles liegt weiterhin in der Verantwortung des Herstellers und dieser kann im Schadensfall zu Rechenschaft gezogen werden. Dazu gibt es noch gewisse Normen, mit denen man sich im Rahmen der Konformitätsbewertung befassen muss. Relevant sind hier vor allem die C-Normen, die sich konkret mit den Gefahren bestimmter Maschinengattungen befassen – und natürlich mit deren Lösung.
In Unternehmen gibt es aber noch viel mehr Normen. Eine der bekanntesten ist wahrscheinlich die DIN ISO 9001. Dabei handelt es sich um eine Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Diese muss beispielsweise von einer Firma eingehalten werden, um überhaupt Waren an einen Kunden liefern zu können beziehungsweise, um diesen eine Dienstleistung bereit stellen zu können.
Mit Normen kann auch die Nachhaltigkeit in einem Unternehmen gesteigert werden. Da gibt es zum Beispiel die ISO 50001 für Energiemanagement oder die ISO 26000, die das Rahmenwerk für soziale und gesellschaftliche Verantwortung von Unternehmen und Organisationen darstellt.
Das Unternehmen Hein Industrieschilder GmbH hat im Übrigen ein nach ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem. Ebenso wurde das Umweltmanagementsystem ISO 14001:2015 integriert.
Im Falle des Falles ist Schneider Dokumentation ihr Partner
Wer jetzt schon eine ganze Menge Arbeit auf sich zurollen sieht und gar nicht weiß, wie das auch noch bewältigt werden soll, kann sich jetzt beruhigt zurücklehnen. Die Prüfung und die Änderung, falls erforderlich, übernimmt Schneider Dokumentation gerne.
Bestandskunden des Unternehmens werden auf Wunsch über eventuelle Normänderungen informiert. Ebenso wird geprüft, ob die Änderung für das jeweilige Produkt oder die Maschine relevant ist. Das überarbeitete Dokument wird dem Kunden dann zugeschickt. Ein Rundum-Sorglos-Paket sozusagen.
Sie haben Fragen rund um das Thema Normen, Betriebsanleitung und/oder CE-Kennzeichnung? Dann nehmen sie gerne Kontakt mit Schneider Dokumentation auf. Manuel Schneider und sein Team stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.
