FAQ

Die Übernahme der technischen Dokumentation einschließlich der Betriebsanleitung ist ohne Absprache mit dem ehemaligen Hersteller nicht möglich. Das geistige Eigentum bzw. die Urheberrechte der erstellten Unterlagen verbleiben beim Ersteller. Durch die Veränderungen an der Maschine müssen Sie auch die Unterlagen anpassen. Daher ist auch die Genehmigung des Herstellers erforderlich, wenn Sie dessen Dokumentation verändern wollen. Eine Veränderung ohne Rücksprache verstößt gegen geltendes Recht, weil Sie dann ein urheberrechtlich geschütztes Werk verändern.

Der Einsatz eines Redaktionssystem in der Technischen Dokumentation ist kostspielig und die Einführung eines solchen Systems benötigt viel Zeit. Die Lizenzkosten für die Anschaffung eines Redaktionssystem unterschieden sich zudem von Anbieter zu Anbieter der Systeme. Häufig sind zusätzliche Funktionen über Plugins hinzubuchbar. Die Einarbeitung der Mitarbeiter in das neue Programm ist ebenfalls als ein Nachteil wertbar. Das Personal muss erst das erforderliche Wissen und Know-How im Umgang mit dem Redaktionssystem erlernen. Die Arbeitsweise der Technischen Redakteure muss sich an die neuen Strukturen und Arbeitsprozesse des Systems erst anpassen. Die bisherigen Dokumente müssen zudem in die neue Redaktionssoftware eingearbeitet werden.

Die Zielgruppen in der technischen Dokumentation sind vorwiegend die Anwender technischer Produkte. Aber auch die Servicetechniker oder Support-Mitarbeiter zählen zu der Zielgruppe der technischen Dokumentation. Die Inhalte der technischen Dokumentation müssen an die jeweiligen Zielgruppen und Ihre Bedürfnisse angepasst sein.

Komplexe Maschinen sind so detailreich, dass Beschreibungen in Textform in der Betriebsanleitung sehr umfangreich und schwer verständlich ausfallen. Mithilfe von Abbildungen in Betriebsanleitungen reduziert sich der Informationsgehalt auf das Wesentliche. Abbildungen betonen überdies wichtige Inhalte und unterstützen den geschriebenen Text. Ein Bild vermittelt Informationen sprachneutral und ist international verständlich. Die Kosten für eine Übersetzung werden durch eine Abbildung ohne Text eingespart.

Eine gute und verständliche technische Dokumentation verringert Risiken, reduziert den Supportaufwand und erhöht die Kundenzufriedenheit. Zudem vermeidet eine klare und verständliche interne Sprache Fehler und beschleunigt Prozesse. Außerdem erhöht eine einheitliche Terminologie für Fachbegriffe (wie z. B. NiO, Schütz, usw.) die Verständlichkeit für den Nutzer der technischen Dokumentation.

Es ist sinnvoll, die technische Dokumentation in Bereiche und Abschnitte zu gliedern. Dann muss der Anwender sich nicht jede einzelne Seite der Betriebsanleitung durchschauen. Mit Orientierungshilfen wie Inhalts-, Abkürzungs-, Tabellenverzeichnis, Index oder einem Glossar kann der Benutzer sinnvoll durch die technische Dokumentation navigieren.

Der Einsatz eines Redaktionsleitfaden in der technischen Dokumentation ist dann sinnvoll, wenn mehrere Redakteure unterschiedliche Informationsprodukte erstellen. Die Zusammenarbeit von mehreren Redakteuren ist anders als bei einer „Ein-Mann-Redaktion“, da jeder Beteiligte seine eigene Schreibweise und Stil hat. Auch um unterschiedliche Arbeitsweisen und Methoden zu überdenken und zu vereinheitlichen, hilft ein Redaktionsleitfaden in der technischen Dokumentation. Falls neue Werkzeuge zur Dokumentation in die Redaktion Einzug halten ist es sinnvoll, die Arbeitsabläufe durch einen Redaktionsleitfaden zu verbessern.

Die Unterschiede von einer internen und externen technischen Dokumentation im Maschinenbau bestehen in der Herausgabe der Inhalte an Dritte. Die interne technische Dokumentation wie Risikobeurteilung, Konstruktionszeichnungen usw. verbleibt im Unternehmen. Externe technische Dokumentation ist dafür vorgesehen, an Dritte Personen zu gehen. Dazu zählen unter anderem Schaltpläne oder die Betriebsanleitung.

Der Nutzer muss durch die Beschreibung eines Produktes in der Lage sein, das Produkt entsprechend zu identifizieren. Dies geschieht durch verpflichtende Angaben wie zum Beispiel:

• Seriennummer, Modell, Produktkennzeichnungsnummer
• Name zur Identifizierung des Anbieters
• Name sowie Anschrift von Lieferanten
• Abmessungen, Leistung, Energieverbrauch
• Spannungen, Geräuschpegel, Elektromagnetische Verträglichkeit
• Hinweise zum bestimmungsgemäßen Verbrauch

Terminologie in der technischen Dokumentation ist die einheitliche Formulierung von Fachbegriffen. Eine Betriebsanleitung für eine Maschine oder ein Gerät muss auch für Laien verständlich formuliert sein. Dabei sollte man gänzlich auf Synonyme verzichten und stattdessen auf konsistente Wiederholungen setzen. Ein Glossar mit den speziellen Fachausdrücken erleichtert die Einhaltung der erforderlichen Terminologie. Sinnvoll wäre auch die Anlegung einer Terminologiedatenbank. Sie bildet zudem eine gute Voraussetzung für spätere Übersetzungsarbeiten.

Die Grouped Safety Messages (zusammengefassten Sicherheitshinweise) kommen am Anfang von einer US-Betriebsanleitung vor. Dahingegen stehen die Section Safety Messages (abschnittsbezogenen Warnhinweise) nur in einem gewissen Abschnitt oder Kapitel. Grouped Safety Messages bündeln alle Sicherheitsinformationen zentral an einem Punkt in der US Betriebsanleitung. Section Safety Messages finden dann Anwendung, wenn der Anwender Sicherheitsinformationen zu einem Abschnitt oder einem Arbeitsgang in der US-Betriebsanleitung benötigt.

Die FDA (Food and Drug Administration) regelt die gesetzlichen Vorschriften für Medizinische Produkte im US Maschinenbau. Diese umfassen die Regelungen von Produkten mit Strahlenschutzanforderungen wie z.B. Röntgengeräte, Ultraschallgeräte oder Laser für die meisten Anwendungsbereiche.

Erst durch die Ausstellung einer Betriebserlaubnis durch einen zugelassenen Inspektor darf eine Maschine im amerikanischen Markt in Betrieb gehen. Die Prüfung eines ordnungsgemäßen Maschinen- beziehungsweise Anlagenaufbaus übernehmen in den USA unabhängige NRTL (Nationally Recognized Testing Laboratories) Labore.

In Amerika sind die Regelungen für Warnschilder an einer Maschine anders geregelt als in Europa. Die ANSI Z535 regelt, welche Angaben ein Warnschild an einer Maschine, welches vor einer Verletzung warnt, enthalten muss. Auf dem Schild müssen dazu neben einem Gefahrenzeichen auch Text im SAFE-Prinzip und die Warnstufe stehen. Wenn das Warnschild nur vor möglichen Sachschaden warnt, muss man das Gefahrenzeichen weglassen. Die Piktogramme, die im ISO Standard eine verpflichtende Angabe sind, sind in der ANSI Z535 optional.

Die für US-Betriebsanleitungen bekannte ANSI Z535 Normenreihe ist in mehrere Teile aufgegliedert. Die aktuell 6 Teile umfassende Reihe enthält:

• ANSI Z535 .1 Safety Colors: Beschreibt die Farben von Sicherheitszeichen.
• ANSI Z535.2 Environmental and Facility Safety Signs: Definiert Anforderungen an das Format von Sicherheitszeichen in Einrichtungen, Gebäuden und Umwelt.
• ANSI Z535.3 Criteria for Safety Symbols: Kriterien für die Entwicklung und Verwendung von Sicherheitssymbolen.
• ANSI Z535.4 Product Safety Signs and Labels: Spezifikationen für Design, Anwendung, Verwendung und Platzierung von Sicherheitsschildern und Etiketten an Produkten.
• ANSI Z535.5 Safety Tags and Barricade Tapes (for Temporary Hazards): Anforderungen für Sicherheitsbänder und Aufsteller bei kurzzeitigen Gefahren.
• ANSI Z535.6 Product Safety Information in Product Manuals, Instructions, and Other Collateral Materials: Aktualisierte Anforderungen an Sicherheitsinformationen in US Betriebsanleitungen, US-Montageanweisungen und anderem Sicherheitsmaterial

Der ANSI Z535.1 Standard beschreibt die technischen Definitionen, Farbstandards und Farbtoleranzen für die einheitliche Sicherheitsfarbe von Sicherheitszeichen in US-Betriebsanleitungen. Die Farben dafür stehen für Unfallverhütungsschilder, -etiketten und –anhänger.

• Die Farbe Rot steht unter anderem für Brandschutzausrüstung, Gefahrenschilder und Behälter mit brennbaren Flüssigkeiten
• Orange bezeichnet Zeichen und Ausrüstung, die gefährliche Maschinen oder Geräte bezeichnen
• Die Farbe Gelb steht für physische Gefahren, einschließlich solcher, die das Fallen und Stolpern betreffen und mit Vorsicht gekennzeichnet sind
• Grün bezeichnet dafür Sicherheitsinformationen und Erste-Hilfe-Ausrüstung
• Blau steht für Informationen, die nicht unmittelbar sicherheitsrelevant sind, zum Beispiel Eigentums- oder Sicherheitsrichtlinien
• Die Anwendungsfälle für die Farben Schwarz, Grau, Lila, Weiß und Kombinationen von Schwarz, Weiß und/oder Gelb kann der Endbenutzer selbst definieren

Das Format von Sicherheitszeichen in US-Betriebsanleitungen ist durch den ANSI Z535.2 Standart festgelegt. Zum einen wird in dem Standard festgelegt, wann welches Signalwort zu verwenden ist. Abhängig von der Schwere eines Personenschadens muss man die Signalwörter DANGER (Gefahr), WARNING (Warnung) oder CAUTION (Vorsicht) verwenden. Bei einem möglichen Sachschaden durch Fehlbenutzung muss man in der US-Betriebsanleitung mit dem Signalwort NOTICE (Hinweis) warnen. Für zusätzliche Informationen, welche Sicherheitsbezogen sind, ist noch das Signalwort Safety Instructions vorhanden. Beispielsweise kann man damit einen längeren Anleitungstext, wie das System sicher heruntergefahren werden kann, erläutern.

Weiterhin legt die ANSI Z535.2 Norm Anforderungen an die Gestaltung, Anwendung und Verwendung von Sicherheitszeichen in Einrichtungen, Gebäuden und Umwelt fest. Beispielsweise gehören die Kennzeichnung und der Standort von Erste-Hilfe-Ausrüstung, Feuerlöschern und anderer möglicher Sicherheitsausrüstung zu der Norm dazu.

Die ANSI Z535.3 definiert die allgemeinen Kriterien für die Entwicklung, Bewertung und Verwendung von Sicherheitssymbolen in US-Betriebsanleitungen. Für die Entwicklung von effektiven Symbolen ist Konsistenz im Design eine entscheidende Rolle. Diese Konsistenz soll eine Vertrautheit mit den Bildern schaffen. Das macht es leichter Unterschiede zu erkennen, wie zum Beispiel wann das Hinzufügen eines Schutzhelms oder anderer Merkmale sinnvoll ist, die für die potenziell gefährliche Situation wichtig sind. Die Anhänge der ANSI Z535.3 enthalten zudem Anleitungen zur besseren Auswahl eines Symbols beim Gestalten der Warnhinweise in US-Betriebsanleitungen.

Spezifikationen für Design, Anwendung, Verwendung und Platzierung von Sicherheitsschildern und Etiketten an Produkten oder in US-Betriebsanleitungen macht die ANSI Z535.4. Es gibt Erläuterungen dazu, wie Signalwörter, Sicherheitsfarben und die Verwendung von Symbolen zu einer einheitlichen Kennzeichnung von Gefahren verschmelzen. Das einheitliche Design trägt dazu bei, Unterschiede in der Sicherheitsidentifikation zu reduzieren, Reaktionszeiten zu reduzieren und das Bewusstsein für Gefahren zu erhöhen. Verfeinert sind die Definitionen für „Unfall“, „Schaden“ und „Vorfall“, um eine Trennung zwischen Körperverletzung und anderen sicherheitsrelevanten Problemen (z. B. Sachschäden) klarer abzugrenzen

Die ANSI Z535.5 behandelt Sicherheitsaufsteller und Sicherheitsbänder. Diese kommen hierzu zum Einsatz bis eine erkannte Gefahr beseitigt oder ein gefährlicher Vorgang abgeschlossen ist. Branchen (typischerweise Herstellung und Bau), die ein Gebiet kennzeichnen müssen, das von einer vorübergehenden Gefahr betroffen ist, benutzten diesen Standard.

Die Technische Übersetzung einer Betriebsanleitung muss in einer der Amtssprachen des jeweiligen Ziellandes vorliegen. Manche Länder wie beispielsweise Belgien oder Finnland haben mehrere Amtssprachen im Einsatz. Hier sollte sich der Hersteller mit den zuständigen Behörden in Verbindung setzen und abklären welche Amtssprache in einer Gegend gelten. Andere Länder mit zwei Amtssprachen wie bspw. Irland oder Malta akzeptieren die ausschließliche Verwendung des Englischen.

In der technischen Übersetzung gibt es zwischen den Sprachen Kroatisch, Serbisch und Bosnisch gewisse Unterschiede. Das Kroatische schreibt man nur in lateinischer Schrift. Im Serbischen sind die kyrillische und die lateinische Schrift parallel im Gebrauch, wobei in manchen Gebieten die kyrillische, in anderen die lateinische bevorzugt ist. In ganz Serbien und Bosnien werden aber in der Schule beide Alphabete unterrichtet. Jeder Serbe und Bosnier liest beide Schriften gleich fließend. Ebenso verwenden viele Sprecher aktiv beide Schriften abwechselnd. Das Bosnische schreibt man heutzutage fast ausschließlich in lateinisch. Das kroatische, bosnische und serbische Alphabet haben 30 Buchstaben.

Eine Technische Übersetzung kann unter Umständen eine große Menge an Nachsetzungsarbeit enthalten. So erhöhen Texte in Bilder den Aufwand für den Übersetzer, der das Layout manuell anpassen muss. Der Aufwand zur Nachbearbeitung ist prinzipell davon abhängig, wie professionell die Ausgangsdatei bearbeitet ist. Da der übersetzte Text abhängig von der Sprache unterschiedlich lang läuft, ist ein Nacharbeiten auch wegen mehrerer Leerschritte und Tabstopps öfters mal nötig. Der übersetzte Text muss der Übersetzer dann manuell in der Datei anpassen, damit das Layout des übersetzen Dokumentes wieder passt. Eine gut vorbereitete Ausgangsdatei (beispielsweise Einrückung durch Tabellen) für die Technische Übersetzung mindert den Aufwand zum Nachbearbeiten und spart Kosten.

Im Alltag und in den Medien findet in Serbien auch die lateinische Form der serbischen Sprache oft Anwendung. Nach der im November 2006 in Kraft getretenen Verfassung schreibt man die Sprache in Serbien jedoch offiziell in kyrillischer Schrift. Daher sollten im Bereich der technischen Übersetzung die Betriebsanleitungen in kyrillischer Schrift übersetzt sein.

Bei der Übersetzung technisches Englisch gilt es zu beachten, dass andere Sprachen unterschiedliche Sprachstrukturen aufweisen. Daher kann es in der Technischen Übersetzung zu verschieden ausgeprägte Dehnungen der Texte kommen. Im Falle der englischen Sprache ist diese im Vergleich zur Deutschen Sprache kompakter, sodass eine Übersetzung ein kleineres Textvolumen aufweist. Soll das Layout einer Übersetzung ins technische Englisch gleich aussehen wie das Originaldokument, müssen entsprechend mehr Freiflächen durch Text- oder Seitenumbrüche eingeplant werden.

Ein TM (Translation Memory) ist eine Art Wörterbuch, welches verschiedene Dateiformate auf deren Inhalt analysieren kann, also ob bereits Übersetzungen enthalten sind oder ob sich Wörter in der Datei wiederholen. Dadurch kann es Übersetzungskosten einsparen.

Es ist sinnvoll, dass man das Layout einer Technische Übersetzung Russisch an das Original anpasst. Das Ausgangsdokument im Deutschen muss dafür genügend freien Zwischenraum bieten. Dies ist wichtig, da einige Sprachen nach der Übersetzung länger laufen als die Deutsche Sprache. Die Russische Sprache beispielweise läuft um 60 % länger als die Deutsche Sprache.

Sofern keine spezifischen Anforderungen für einen Prozess vorgesehen sind erfolgen mindestens folgende Schritte:

• Vorprüfung, Auftragsumfangsprüfung
• Einrichtung der angeforderten Arbeitsumgebung
• Übersetzung/Klärung inhaltlicher Fragen
• Berücksichtigung von zusätzlichen Informationen/Terminologie
• Revision (Vier-Augen-Prinzip)
• Endkontrolle
• Lieferung

Mit einer Fachübersetzung nach DIN EN 17100 ist eine professionelle Übersetzung eines fachlichen Textes gemeint, die unter den qualitativen Anforderungen einer internationalen Norm entstanden sind. Diese Norm enthält Vorschriften für Übersetzungsdienstleister zur Abwicklung einer Übersetzung. Wir bieten allen unseren Kunden eine Fachübersetzung entsprechend den Anforderungen der internationalen Norm DIN EN 17100 an.

In Zeiten der Globalisierung, wachsen Kinder oft auch in Familien auf, in denen ihre Eltern unterschiedliche Sprachen sprechen, die vielleicht nicht einmal der Sprache des Landes entsprechen, in dem die Familie wohnt.

In der ISO 17100 wird daher nicht direkt auf die Muttersprache abgestellt, sondern es werden angemessene Kenntnisse sowohl in der Ausgangs- als auch in der Zielsprache gefordert. Diese Anforderungen werden zumeist von denjenigen Übersetzern am besten erfüllt, bei denen die Erstsprache auch die Muttersprache ist und die zusätzlich die wichtigen Erfahrungen im Sachgebiet in der jeweiligen Sprache erlangt haben.

Die Muttersprache, also eigentlich die Erstsprache, ist ein wichtiges Kriterium für die Auswahl von Übersetzern, muss jedoch differenziert betrachtet und durch weitere Qualifikationskriterien ergänzt werden.

Die bevollmächtigte Person zum Zusammenstellen der technischen Unterlagen muss in der Konformitätserklärung angegeben sein. Diese muss auf Verlangen einer Behörde alle geforderten technischen Dokumente für eine Maschine zusammenzustellen und herausgeben. Der Aussteller der Konformitätserklärung kann auch eine juristische Person angeben, also zum Beispiel den Namen des Herstellers. Auch kann der Unterzeichner der Konformitätserklärung die bevollmächtigte Person sein zum Zusammenstellen der technischen Unterlagen. Eine andere natürliche Person anzugeben ist eigentlich weniger sinnvoll, da diese Person möglicherweise auch mal das Unternehmen wechselt. Zudem liefert man bei der Angabe von natürlichen Personen den Anwälten im Falle eines Produkthaftungsfalles den Namen eines potenziellen Zeugen.

Der Betreiber einer Anlage (mehrere Einzelmaschinen) kann auch die Stellung eines Herstellers einnehmen und für die CE-Kennzeichnung zuständig sein, wenn er mehrere Maschinen so anordnet, dass diese zusammenarbeiten und ein gemeinsames Produktionsziel (Herstellung eines Produktes) verfolgen. Dise ist der Fall wenn Maschinen mechanisch und/oder steuerungstechnisch miteinander verbunden sind. In diesem Fall muss der Betreiber die Anlage auf Ihre Risiken mittels einer Risikobeurteilung bewerten. Zudem muss er eine technische Dokumentation für die Anlage erstellen und ein übergeordnetes Konformitätsbewertungsverfahren zur Erlangung der CE-Kennzeichnung für die Anlage durchführen.

Besteht eine Maschinenanlage aus mehreren Maschinen unterschiedlicher Hersteller muss jede Maschine auch mit einem eigenen CE-Kennzeichnung ausgestattet sein. Bei größeren Produkten, Maschinen oder Anlagen darf die CE-Kennzeichnung zudem nicht „irgendwo“ beliebig angebracht sein. Das CE-Zeichen findet man dann gewöhnlich auf dem Typenschild der jeweiligen Maschine. Damit befindet sich zudem die Kennzeichnung auch in unmittelbarer Nähe zu den Kontaktangaben des jeweiligen Herstellers.

Die Instandsetzung bzw. Reparatur einer Maschine mit CE-Kennzeichnung soll das Produkt wieder in seinen Ursprungszustand setzen. Defekte Komponenten ersetzt der Hersteller gegen baugleiche Teile. Das Produkt entspricht bezüglich seiner Gefährdungsbewertung dann dem Zustand als es die CE-Kennzeichnung erhalten hat. Haben sich die grundlegenden Funktionen des Produktes nicht verändert, führt dies nicht zu einem Verlust der CE-Kennzeichnung.

Viele Altmaschinen ohne CE-Kennzeichnung sind immer noch in Benutzung. Ob diese Maschinen weiter betrieben werden dürfen, hängt von deren Sicherheit ab. In der Betriebssicherheitsverordnung gibt es sicherheitstechnische Mindestanforderungen, welches jedes Arbeitsmittel (also auch Maschinen) erfüllen muss. Der Betreiber muss also regelmäßig seine Maschinen auf deren Ist-Situation überprüfen und ob diese noch den Mindestanforderungen entspricht. Hierfür sollte ein erfahrener Sicherheitstechniker die Maschine überprüfen.

Medizinprodukte ohne CE-Kennzeichnung dürfen nicht in Verkehr gebracht werden oder in Betrieb gehen. Mit der CE-Kennzeichnung von Medizinprodukten dokumentiert der Hersteller die lückenlose Konformität mit den gesetzlichen Bestimmungen. Abhängig von der jeweiligen Risikoeinstufung des Medizinproduktes muss man zudem eine Benannte Stelle einschalten, deren Kennnummer der CE-Kennzeichnung beigefügt ist.

Unter Gewinnabschöpfung im Bereich der CE-Kennzeichnung versteht man eine mögliche Rechtsfolge bei Verstößen gegen die Anforderungen aus den CE-Richtlinien. Wenn Hersteller trotz falscher bzw. missbräuchlicher Anbringung der CE-Kennzeichnung am Produkt Gewinn erwirtschaften, müssen diese mit Sanktionen rechnen. Die Regelungen der EU sehen den erwirtschafteten Gewinn auf Grund der Zuwiderhandlung gegen das geltende Recht als unzulässig. Die Marktaufsichtsbehörden der jeweiligen EU-Staaten können daher den kompletten erwirtschaften Gewinn für das Produkt über mehrere Jahre wieder einfordern.

Alte Normen entsprechen nicht mehr dem Stand der Technik, weswegen man nur die neusten Versionen in einer Konformitätserklärung aufführen darf. Zitiert man trotzdem die alte Version einer Norm, ist davon auszugehen, dass die Anforderungen aus der neuen Norm nicht eingehalten sind und die Maschine als nicht konform einzustufen ist. Damit wäre die Konformitätserklärung fehlerhaft und die ausgestellte CE-Kennzeichnung durch den Formfehler missbräuchlich angebracht. Dies wiederum bedeutet, dass die Maschine gar nicht in Betrieb gehen oder auf den Markt in Verkehr gehen darf. Für fachkundige Personen ist das zitieren von veralteten Normen der erste Hinweis, dass unzureichend ausgebildetes Personal die Konformitätserklärung erstellt hat. Ebenfalls weißt dies auf mögliche Mängel im gesamten Prozess der CE-Kennzeichnung hin.

Ein Ablaufdatum oder eine Art wiederkehrende Prüfung, wie man bei der Hauptuntersuchung bei PKWs kennt, existiert bei der CE-Kennzeichnung nicht. Ist ein CE-Kennzeichen auf einem Produkt angebracht, so gilt es auch für unbegrenzte Zeit. Die CE-Kennzeichnung kann jedoch ihre Gültigkeit verlieren, wenn beispielsweise bei einem Produkt eine grundsätzliche Veränderung vorliegt. Dann darf dieses Produkt nicht mehr im Handel sein und muss erst erneut das Konformitätsbewertungsverfahren durchlaufen mit anschließender Ausstellung einer neuen CE-Kennzeichnung.

Gerichte haben bereits mehrfach in der Vergangenheit entschieden, dass Werbung mit der CE-Kennzeichnung wettbewerbswidrig ist. Diese Entscheidung beruht darauf, dass das CE-Kennzeichen kein Prüfzertifikat ist sondern eine Selbstauskunft des Herstellers. Die Selbstauskunft bescheinigt die Konformität des Produktes mit den Anforderungen aus verschiedenen EU-Richtlinien. Verbraucher lasse sich durch Werbung von „CE-geprüften“ Produkten irritieren, da diese eine Prüfung durch unabhängige Dritte suggerieren.

Um Warnhinweise in der technischen Dokumentation aufzubauen, muss man alle Gefährdungen und Gefährdungsereignisse aus der Risikobeurteilung extrahieren, sofern die mit Restgefahren verbunden sind. Für den Aufbau eines Warnhinweises benötigt man daher die Angaben über:

• Art der Gefahr
• Gefährdung/Gefährdungsereignis
• Beschreibung der Gefährdung/des Gefährdungsereignisses
• Risikoeinschätzung
• Beschreibung der Restgefahr
• Beschreibung der Schutzmaßnahmen, sofern es welche gibt

Ein guter Warnhinweis in der technischen Dokumentation macht die Sinnhaftigkeit von Vermeidung und Verboten deutlich. Der Warnhinweis lässt Gefahren und Konsequenzen plausibel und nachvollziehbar erscheinen. Weiterhin spricht ein guter Warnhinweis den Leser direkt an. Ein guter Warnhinweis ist nicht länger als erforderlich aber mindestens so lang wie notwendig.

Die Warnhinweise für Maschinen, welche in die USA gehen, unterliegen der amerikanischen ANSI Norm. Diese fordert die strikte Trennung zwischen Personen- und Sachschäden. Personenschäden werden dafür je nach Schwere mit den Signalwörtern DANGER (Gefahr), WARNING (Warnung) und CAUTION (Vorsicht) versehen. Vor möglichen Sachschäden an der Maschine durch Fehlbenutzung warnt hingegen das Signalwort NOTICE (Hinweis).

Ist die Betriebsanleitung und vor allem die darin enthaltenen Handlungsanweisungen im Passiv formuliert, signalisiert das nicht die gegebene Dringlichkeit. Die Anleitung enthält direkte Anweisungen an den Handelnden welche nie optional sein können. Zudem ist eine aktive Schreibweise auch die verständlichere. Deswegen sollte der Text einer Betriebsanleitung im Aktiv formuliert sein.

Bei Sicherheits- und Warnhinweise in der technischen Dokumentation nach ANSI muss man die strikte Trennung zwischen Personen- und Sachschäden beachten. Ebenso die Abstufung der Gefährdungsklassen von leichten Verletzungen bei Missachtung der Warnhinweise bis hin zu lebensbedrohlichen Situationen bei Missachtung.

Durch die Verwendung von Füllwörter bläht sich ein Sicherheitshinweis in einer Betriebsanleitung nur unnötig auf. Da Füllwörter keine sicherheitsrelevanten Informationen vermitteln, muss man Sie aus den Sicherheitshinweisen weglassen.

Dahingegen ein Beispiel mit Füllwörtern: „Legen Sie währen der Fahrt bitte nicht den Rückwärtsgang ein“.

Beispiel ohne Füllwörter: „Legen Sie der Fahrt niemals den Rückwärtsgang ein“.

Ein Sicherheitszeichen wird in einer Betriebsanleitung mit einem Piktogramm ohne Text oder dazugehörigen Text dargestellt. Im wenigen Fällen, wie bspw. durch Platzmangel, darf das Piktogramm allein stehen. Das kombinierte Sicherheitszeichen mit Text sollte immer bevorzugt zum Einsatz kommen. Diese Darstellung verdeutlicht den Warnhinweis dementsprechend bildlich und erläutert ihn zeitgleich noch textuell. Ein Text ohne Piktogramm darf nie als Sicherheitszeichen ausgegeben werden. Das Bild bzw. Piktogramm muss vor dem Text stehen.

Warnschilder für Maschinen können aus selbstklebenden Folien, Kunststoff, Aluminium oder Stahl bestehen. Die Art des zu verwendenden Materials für Warnschilder an der Maschine hängt zudem von dem Einsatzort der Maschine ab. In der Halle bieten sich Folien oder Kunststoff an. Für die Außenanwendung hingegen sollte man lackiertes Aluminium oder eingebrannter Stahl für die Warnschilder verwenden.

Die Sicherheitszeichen sind in ihrer Darstellung genormt. Je nach Klassifizierung ergibt sich daher die Form und Farbe für das jeweilige Sicherheitszeichen.

Die Sicherheitszeichen werden nach DIN ISO 7010 in Verbots-, Gebots- und Warnzeichen klassifiziert.

• Verbotszeichen: Untersagt ein gewisses Verhalten
• Gebotszeichen: Schreibt ein gewisses Verhalten vor
• Warnzeichen: Warnt vor einer Gefahr

Nach dem ISO Standard müssen Warnschilder auf der Maschine ein oder mehrere Piktogramme enthalten, das vor einer Gefahr warnt. Weitere Angaben auf den Warnschildern auf der Maschine wie Warnstufe oder Text sind optional. Außerhalb von Europa können die Regelungen für Warnschilder zudem anders ausgelegt sein.

Um eine Betriebsanleitung für die USA möglichst haftungssicher zu gestalten, muss diese vor allem klar, einfach und umfangreich gestaltet sein. Auf diese Punkte ist mehr Wert zu setzen als für eine deutsche Betriebsanleitung. Für den deutschen Markt setzt man zudem viel Wissen voraus und lässt viele Informationen weg. Fallen wichtige Informationen in einer Betriebsanleitung für die USA weg, ist diese aufgrund dessen nicht länger haftungssicher und führt zu rechtlichen Problemen. Wo in Deutschland für einen Handlungsablauf zehn Schritte ausreichen, um diesen zu erläutern, bedarf es in den USA viele mehr. Dem Leser einer US-Betriebsanleitung muss man exakt vermitteln, wann er etwas wie und mit welchem Werkzeug zu tun hat.

Jeder Bundesstaat in den USA hat sein eigenes Rechtssystem. Bei Produkthaftungsfälle gibt es immer wieder neue Musterfälle an Prozessen. Diese werden zudem als Maßstäbe herangezogen. Fällt in einem Musterfall die Geld- oder Haftstrafe hoch aus, kann diese für nachfolgende, ähnliche Fälle ebenfalls in ähnlicher Höhe herangezogen werden.

Einem Hersteller von Maschinen fällt ein Produktfehler an seinem Produkt auf. Da er dieses Produkt auch in die USA exportiert, muss der Hersteller bei der zuständigen Behörde eine Meldung abgeben. Hersteller, Importeure, Distributoren und Einzelhändler müssen Produktfehler innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden des Fehlers melden. Die Meldung ist bei der amerikanischen Produktsicherheitsbehörde CPSC (Consumer Product Safety Commission) vorzunehmen.

Eine Vernachlässigung der Meldepflicht von Produktfehler hat in den USA höhere Auswirkungen als in Deutschland. Hier ein Beispiel: Ein amerikanischer Haushaltsgerätehersteller hatte versäumt rechtzeitig der Behörde Meldung über Produktfehler aus zwei Modellen von Geschirrspülern zu machen. Bei einer bestimmten Anzahl von Geschirrspülmaschinen bestand eine Brandgefahr und das Risiko von ernsthaften Verletzungen. Im Rechtsstreit einigte der Hersteller sich darauf, eine Strafzahlung von 3,5 Millionen US-Dollar zu bezahlen. Schwerer als diese Strafzahlung dürfte der ausgelöste Imageschaden sein, da der Rechtsstreit öffentlich publik war.

Das amerikanische Recht kennt im Wesentlichen drei Arten von Anspruchsgrundlagen für Produkthaftungsklagen, die auch im Maschinenbau anwendbar sind. Zum einem ist ein Grund für Rechtsklagen der Bruch der vertragliche Haftung („Breach of Warranty”). Weiterhin gibt es die fahrlässige Verletzung einer Sorgfaltspflicht („Negligence”) und entspricht in etwa dem BGB § 823 in Deutschland. Als dritte Art ist die Gefährdungshaftung („Strict Liability in Tort”) zu nennen. Hierbei prozessiert man aufgrund von Produktfehlern, die einen Schaden an Mensch oder Eigentum verursacht haben.

Selbst wenn der Abnehmer der Maschine eine fehlerhafte Betriebsanleitung wissentlich gegen einen Preisnachlass zustimmt, schließt dies die Produkthaftung nicht aus. Bei einem Unfall aufgrund einer fehlerhaften Betriebsanleitung, kann man den Hersteller der Maschine bzw. den Ersteller der Betriebsanleitung rechtlich belangen.

Ein vertraglicher Ausschluss der Produkthaftung im Maschinenbau oder eine Beschränkung hinsichtlich mittelbarer Schäden, Produktionsausfall, entgangenem Gewinn usw. ist nicht möglich. Das Produkthaftungsgesetz ist dazu eindeutig:

㤠14 Unabdingbarkeit

Die Ersatzpflicht des Herstellers nach diesem Gesetz darf im voraus weder ausgeschlossen noch beschränkt werden. Entgegenstehende Vereinbarungen sind nichtig.“

Somit kann man im Maschinenbau die Produkthaftung nach dem Produkthaftungsgesetz weder in Verträgen noch in Allgemeinen Geschäftsbedingungen ausschließen.

Im Maschinenbau entstehen Produkthaftungsfälle meistens aufgrund der Verletzung einer der Verkehrssicherungspflichten. Als ein Beispiel für die Verletzung der Instruktionspflicht ist der Brandschaden an einer Anlage zu nennen. Die fehlende Angabe eines Anzugsdrehmomentes für eine Schraube in einem Technischen Datenblatt führte zu einem Schwingbruch an einer Schraube. Der daraus resultierende Schaden an der Anlage belief sich auf ca. 100.000,00 € plus Ausfallschaden. Die daher entstandenen Kosten hat der Hersteller der Anlage bei dem Schraubenhersteller geltend gemacht.

Die Produkthaftung in der technischen Dokumentation greift, wenn aufgrund einer Verletzung der Instruktionspflicht des Herstellers seine Produkte einen Schaden verursachen. Dieser Fall liegt vor, wenn Körper- oder Gesundheitsverletzungen oder eine Sachbeschädigung vorliegen.

Grundsätzlich erlischt erst 10 Jahre nach Inverkehrbringens des Produktes die Produkthaftung im Maschinenbau. Damit der genaue Zeitpunkt des Inverkehrbringens bekannt ist, muss eine lückenlose technische Dokumentation diesen nachweisen. Dies ist beispielweise durch die Vergabe von Seriennummern an die Produkte möglich.

Im Falle von Personenschäden durch ein fehlerhaftes Produkt sieht das Produkthaftungsgesetz einen Haftungshöchstbetrag von 85 Millionen Euro vor. In anderen Ländern gibt es andere Höchstbeträge.

Es ist gut möglich dass eine fehlerhafte Konformitätserklärung dazu führt, dass sich die Marktaufsicht einschaltet. So können Wettbewerber, Zulieferer oder Berufsgenossenschaften mögliche Fehler in der Konformitätserklärung des Produktes bzw. der Maschine an die Marktaufsicht melden.

Fehler in der Konformitätserklärung zeigen an, dass sich der Verfasser nicht gut damit auskennt. Für Käufer des Produktes ist es dadurch leicht erkennbar, dass der Verfasser nur ungenügend Kenntnisse auf dem Gebiet hat. Folglich können Fehler in Konformitätserklärungen auch Korrekturmaßnahmen und Beanstandungen an der gesamten Technischen Dokumentation auslösen.

Das führt dazu, dass die Marktaufsichtsbehörde sich das Produkt bzw. die Maschine genauer anschaut. Ganz nach dem Motto: Wenn schon die Konformitätserklärung mangelhaft ist, könnte das Produkt bzw. die Anleitung ebenfalls schwerwiegende Mängel aufweisen.

In der US Produkthaftung kann es notwendig sein, dass die Texte auf Warnschilder für Produkte neben Englisch auch noch in anderen Sprachen abgedruckt sein müssen. Dies ist je nach Bundesstaat unterschiedlich geregelt. Umso mehr südlicher die Produkte eingesetzt werden,  desto mehr müssen die Warnschilder in Spanisch abgedruckt sein. Umso nördlicher der Einsatzbereich stattfindet, desto mehr kommt Französisch zum Einsatz. Bei bestimmten Produktgruppen wie die Reinigungsindustrie ist es sogar notwendig, die Warnschilder in mehreren Sprachen abzudrucken.

Die fehlerhafte Darbietung eines Produktes kann im Maschinenbau zu einem rechtlichen Problem aufgrund der Produkthaftung führen. Suggeriert die Werbung einem Produkt falsche Eigenschaften zu, ist das ein Produktfehler. Das können im Maschinenbau falsche Angaben in den technischen Daten der Betriebsanleitung sein. Ebenfalls kann dies falsche Marketingaussagen sein, die nicht den korrekten Produkteigenschaften entsprechen. Muss man beispielsweise ein Produkt mit einer Schutzausrüstung betreiben, wie beispielsweise eine Schutzbrille, und die Werbung bzw. Verkäufer präsentiert das Produkt ohne die Schutzausrüstung, kann hier ein Haftungsfall vorliegen.

Falls ein Hersteller einer unvollständigen Maschine diese ausschließlich mit Montageanleitung verkauft, kann dies möglicherweise zu einem Sachmangel führen. Nämlich dann, wenn eine verständliche Betriebsanleitung erforderlich ist, um weitere relevante Lebensphasen außer der Montage zu beschreiben. Ein Hersteller von unvollständigen Maschinen muss sich vergewissern, welche Informationen die Käufer für Einbau und Betrieb der unvollständigen Maschine benötigen.

Die Sicherheitsinformationen einer US-Betriebsanleitung sollten nach dem aktuellen Stand der ANSI Z535 erstellt sein. Eine sorgfältige Erstellung der Sicherheitsinformationen und Warnungen ist ein Baustein zur Reduzierung der Haftungsrisiken. Dies ist zwar ein sehr wichtiger Baustein aber bei weitem nicht der einzige. Die Einhaltung von ANSI Z535.6 schützt natürlich nicht vor Haftungsansprüchen. Sie müssen versuchen, mit vertretbarem Aufwand die vorhersehbaren Haftungsrisiken vernünftig abzudecken. Es ist zudem viel billiger eine anständige US-Betriebsanleitung mit ausreichenden Warnhinweisen zu erstellen, als sich auch nur ein einziges Mal in einem Produkthaftungsprozess in den USA verteidigen zu müssen.

Wenn Angaben zu Abständen für die sichere Nutzung des Produktes bekannt sein müssen, sind diese Angaben auch in den Warnhinweisen in der Betriebsanleitung zu nennen. Ein Fall aus der Produkthaftung zeigt dies ebenfalls. Nach Einbau eines Bodylifts in ein Fahrzeug ist eine Lenksäule des Fahrzeuges gebrochen. Die Ursache für den Bruch war ein zu geringer Abstand zwischen der Lenksäule und dem Bodylift. Dem Hersteller warf man vor, dass er keine Warnhinweise in der Betriebsanleitung auf den erforderlichen Abstand gegeben hat. Hier lag ein Instruktionsfehler vor, da auch Fachleute in dieser spezifischen Gefahrenlagen die konkret erforderlichen Abstände wissen müssen.

In der technischen Übersetzung ist ein Kontext-Match höherwertiger als ein 100 %-Match. Der Kontext-Match berücksichtigt als Kontext den jeweiligen vorangehenden und nachfolgenden Satz. Das Translation Memory System erkennt, ob dieser Satz in einem ähnlichem Zusammenhang schon einmal zum Einsatz kam.

Die technische Dokumentation für eine Maschine oder Anlage erstellen heißt auch, sich mit den in der Anleitung vorkommenden Symbolen auseinanderzusetzten. Beispielsweise welches Symbol man für die Kennzeichnung von Bedienerinformationen verwendet.

Das allgemeine Gefahrenzeichen (Ausrufezeichen im gelben Warndreieck) dient zur Kennzeichnung von Sicherheits- oder Warnhinweise. Um andere wichtige Textstellen für den Bediener zu kennzeichnen, darf das allgemeine Gefahrenzeichen keine Anwendung finden. Zum einem wertet es das Gefahrenzeichen ab, da es in einer Anleitung dann viel häufiger vorkommt als es sollte. Zum anderen irritiert es den Leser, wenn das Symbol, welches für Warnungen vor Gefahren gedacht ist, anderweitig zum Einsatz kommt.

Für die Kennzeichnung von wichtigen Bedienerinformationen in der technischen Dokumentation stehen andere Symbole wie beispielsweise ein blaues Informationszeichen zur Verfügung.

In Bezug auf die Zielgruppe einer Maschine fordert die Maschinenrichtlinie, dass die Informationen für den Benutzer auch dem Kenntnisstand der jeweiligen Zielgruppen entsprechen müssen.

Diese Forderung der Maschinenrichtlinie unterstreicht die Wichtigkeit der Durchführung einer Zielgruppenanalyse. Unter den Anwendern einer Maschine befinden sich unterschiedliche Nutzer, die über unterschiedliche Wissensstände verfügen. Die Benutzerinformationen muss man den Anforderungen dieser unterschiedlichen Personengruppen entsprechend anpassen.

Im Januar 2018 veröffentlichten die Normengremien einen neuen Entwurf für eine Norm zur technischen Dokumentation. Die Norm DIN EN ISO 20607 ergänzt die Norm zur Erstellung von Betriebsanleitungen DIN EN 82079 in Richtung der Maschinensicherheit. Der Entwurf stellt eine Typ-B-Norm dar und kann aufgrund des Status als Sicherheitsgrundnorm für die Konformitätserklärung herhalten. Damit kann ein Hersteller von Maschinen die Vermutung nahelegen, dass seine Maschine die Anforderungen im Rahmen der Maschinenrichtlinie erfüllt.