Fehlende, bzw. fehlerhafte technische Dokumentation und ihre Folgen

Schon öfter haben wir in diesem Blog erwähnt, dass die technische Dokumentation mit Sicherheit zu den beliebtesten Aufgaben in manchem Unternehmen gehört. 
Oft genug heißt es: „Das machen wir später“ und ebenso oft genug wird eine solche Aufgabe an einen Praktikanten übertragen oder – im schlimmsten Fall – gar nicht erledigt. 
Denn ebenso oft steht die neue Maschine dann beim Kunden und macht Probleme. Diese Probleme müssen dann kurzfristig behoben werden. Dann hat erst recht niemand Zeit für die technische Dokumentation. Sehr zur Freude einiger findiger Anwälte.  

Was ist eigentlich die technische Dokumentation? 

Unterschieden wird grundsätzlich zwischen interner und externer Dokumentation. 

Zur internen Dokumentation gehören: 

  • Risikoanalyse 
  • CE-Konformitätserklärung 
  • Pläne und Zeichnungen 
  • Dokumentation der Maßnahmen zur Qualitätssicherung 
  • Lasten- und Pflichtenheft 
  • Informationen über die Normenarbeit 
  • Die Risikobeurteilung 

Die interne Dokumentation bildet also quasi den kompletten Lebenszyklus der Maschine ab – von der Idee bis zum fertigen Produkt. Das Ergebnis einer solchen Dokumentation nennt man übrigens Informationslebenszyklus. 
Natürlich gibt es auch hier eine EU-Richtlinie, die festlegt, welche Dokumente zur internen technischen Dokumentation zählen, zum Beispiel die Maschinenbaurichtlinie oder die ATEX-Richtlinie.  

Zur externen Dokumentation gehören beispielsweise: 

  • eine allgemeine Beschreibung der Maschine 
  • die Betriebsanleitung 
  • die Verkaufs- beziehungsweise Marketingunterlagen 
  • Schaltpläne und Prüfberichte  

Die externe Dokumentation dient der Information von Personen außerhalb des Unternehmens. Also beispielsweise dem Käufer der Maschine und deren zukünftigen Bedienern. Deswegen ist die externe Dokumentation auch sprachlich anders aufgebaut als die interne. 
Außerdem sollte sie die wichtigsten Informationen beinhalten, damit das Produkt sicher und bestimmungsgemäß in Betrieb genommen werden kann (also sprich die Betriebsanleitung). Weiterhin sollte sie natürlich auch darüber informieren, wie das Produkt verwendet, gewartet und später einmal entsorgt wird. 
Extrem wichtig ist die Risikobeurteilung, die vor sogenannten „Restgefahren“ warnt.  Die externe Dokumentation umfasst quasi den Zyklus ab dem Kauf bis hin zur Entsorgung. Sie enthält alles, was für den Kunden relevant ist.  

Was ist jetzt so gefährlich, wenn die technische Dokumentation fehlerhaft ist oder gleich ganz fehlt?  

Im Idealfall wird die externe Dokumentation von einem Technischen Redakteur in enger Zusammenarbeit mit der Konstruktion erstellt.  Wird die Technische Dokumentation von einem Konstrukteur übernommen, ist es zwingend erforderlich, dass dieser sich in alle Gebiete gründlich einarbeitet, auch in die jeweils gültigen Normen. Das hat auch gute Gründe.  

Betriebsanleitung

Wenn die Betriebsanleitung fehlerhaft ist oder komplett fehlt, kann es im Schadensfall richtig teuer werden. Nehmen wir einmal den Worst-Case an, und es kommt an einer Maschine zu einem folgenschweren Unfall. Der Fall landet vor Gericht und die Betriebsanleitung wird genauestens geprüft. Findet der Anwalt darin Fehler, wird er sich sehr freuen. Damit sind jetzt aber nicht eine zu kleine Schriftart oder eventuelle Rechtschreibfehler gemeint. Ist die Betriebsanleitung komplett falsch strukturiert und/oder es finden sich auf mehreren Seiten Hinweise wie „Lebensgefahr“, dann hat es der Anwalt relativ leicht nachzuweisen, dass es sich um eine unsichere Maschine handelt. Das gleiche gilt übrigens auch für fehlende Sicherheits-, beziehungsweise Warnhinweise. Diese ergeben sich übrigens immer aus der Risikobeurteilung.  

Risikobeurteilung

Auch wenn es manche Hersteller immer noch nicht einsehen: Die Risikobeurteilung ist Pflicht!  

Denken Sie immer daran:  

Ist die technische Dokumentation fehler-, beziehungsweise mangelhaft, haftet ganz klar der Hersteller der Maschine! Das gilt auch für die Risikobeurteilung.  

Und was sonst noch  passieren kann: 

Natürlich haben auch der Zoll und die Marktüberwachungsbehörden bestimmte Befugnisse, wenn davon ausgegangen werden muss, dass ein Produkt nicht sicher ist.  

  • Sie dürfen Verkaufsverbote aussprechen 
  • Sie können einen Rückruf anordnen 
  • Sie können das jeweilige Produkt unbrauchbar machen oder vernichten (wenn erforderlich oder verhältnismäßig) 

Außerdem können diese Behörden Importverbote aussprechen. Dabei gilt es aber, wie bereits eingangs erwähnt, die Verhältnismäßigkeit zu wahren.  

 Die Maßnahmen können durchaus nur vorübergehend sein. Somit hat der Hersteller innerhalb einer gewissen Frist, die von der jeweiligen Behörde festgelegt wird, Gelegenheit, die fehlenden Unterlagen nachzuliefern oder das Produkt mit den zutreffenden Rechtsvorschriften in Einklang zu bringen – wie es so schön heißt.  

Rechtliche Grundlagen 

 Ein Produkt hat sicher zu sein, egal, ob es sich dabei um eine Sondermaschine handelt oder um einen Föhn.  

Was der Begriff „sicher“ im Einzelnen bedeutet ist übrigens in der europäischen Richtlinie zur allgemeinen Produktsicherheit (Produktsicherheitsgesetz) festgelegt.  Die Sicherheit von einzelnen Produktgruppen wird dann übrigens auch noch in bestimmten Richtlinien festgelegt, beispielsweise in der Maschinenrichtlinie. 

Was haben jetzt die Zoll- und Überwachungsbehörden damit zu tun? 

In erster Linie dient die technische Dokumentation als Nachweis für die oben genannten nationalen Behörden. Denn grundsätzlich steht der Verbraucherschutz nun einmal an erster Stelle. Die externe technische Dokumentation betrifft nicht nur den Maschinenbau. Selbst bei Produkten, wie beispielsweise Solarlampen oder Lichterketten muss die technische Dokumentation lückenlos vorliegen. Der Hersteller muss damit nachweisen, dass er geltenden Anforderungen und Regelungen an den Gesundheitsschutz eingehalten hat und zwar die CE-Kennzeichnung betreffend. Besitzt ein Produkt keine CE-Kennzeichnung oder wurden die Anforderungen gar nicht oder mangelhaft erfüllt, darf das Produkt in der EU nicht vertrieben werden! 

Übrigens: Die technische Dokumentation muss in einer der Amtssprachen der Europäischen Union verfasst sein. Das sind aktuell 24 Sprachen. Die Bedienungsanleitung ist natürlich auch in der jeweiligen Sprache so zu verfassen, dass der Nutzer diese versteht.  

Aufbewahrungsfristen 

Die Technische Dokumentation muss 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei zählt der Tag, an dem das Produkt zum letzten Mal hergestellt wurde.  

Fazit:  

 Eine fehlende oder fehlerhafte Dokumentation – egal welcher Art – kann einen Hersteller richtig teuer zu stehen kommen.  

Geschieht ein Unfall und die Betriebsanleitung war mangelhaft abgefasst oder fehlte im schlimmsten Fall ganz, haftet der Hersteller. Ist die technische Dokumentation mangelhaft oder fehlt bei einem Produkt, das in die EU importiert werden soll, dann ist die jeweilige Überwachungsbehörde sogar dazu berechtigt, dieses Produkt zu vernichten.  Wenn Sie sichergehen wollen, dass ihre technische Dokumentation der CE-Konformität und allen Sicherheitsrichtlinien entspricht, dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf.  

Wir beraten Sie zu diesem Thema gerne und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.