Terminologie in der technischen Redaktion
Verbessert die Kommunikation
Mit dem Wort Termin verbinden die meisten Menschen einen festgelegten Zeitpunkt, also beispielsweise einen Arzttermin. Damit hat die Terminologie aber nur im weitesten Sinne etwas zu tun.
Mittlerweile ist es so, dass die Technische Redaktion beziehungsweise die Technische Dokumentation immer mehr von der Einführung systemorientierter Technologien geprägt wird, um Kosten einzusparen. Denn diese Technologien ermöglichen es, dass immer wieder genutzte Inhalte auch immer wieder verwendet werden (Siehe auch Standardisierung und Modularisierung).
Terminologie definiert also die Begriffe und Benennungen in für das jeweilige Fachgebiet.
Wozu brauche ich die Terminologie in meinem Unternehmen?
Viele Abteilungen verwenden verschiedene Fachbegriffe für ein und dieselbe Sache. Da wird zum Beispiel aus der Alufelge die Leichtmetallfelge usw.
Die Terminologie definiert welcher Fachbegriff zukünftig einheitlich von allen Abteilungen verwendet wird beziehungsweise welche nicht mehr verwendet werden dürfen. Das hat für Ihr Unternehmen enorme Vorteile. Zum einen wird die Kommunikation Abteilungsübergreifend enorm erleichtert.
Missverständnissen kann somit vorgebeugt werden. Zum anderen tritt das Unternehmen nach außen durch eine konsequente Terminologie einheitlich auf. Das wiederum erhöht die Glaubwürdigkeit. Zudem wird durch die vereinfachte Kommunikation die Effizienz erhöht, was durchaus Kosten einsparen kann.
Durch eine konsequente und vor allem konsistente Terminologie wird auch die Verständlichkeit der verwendeten Texte gewährleistet, zum Beispiel in einer Betriebsanleitung. Dadurch kann der Kunde sich in den meisten Fällen selbst helfen und muss nicht erst Ihren Kundensupport kontaktieren.
Ein weiteres gutes Beispiel warum Begriffe vereinheitlicht werden sollten ist die Ersatzteillieferung. Gibt es eine einheitliche Bezeichnung für alle Artikel (also von der Reparaturanleitung bis hin zum Ersatzteilkatalog) werden Fehllieferungen vermieden. Außerdem werden mit Hilfe dieses Systems unter anderem auch Übersetzungen vereinheitlicht. Hat ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen im Ausland so gilt die Terminologie auch für diese – nur halt in deren jeweiliger Landessprache.
Die Terminologie definiert übrigens nicht nur die Fachbegriffe sondern auch wie diese abgekürzt werden. So wird beispielsweise aus der Serien-Nummer die Seriennr.
Übrigens: Sehr oft fällt der Kunde seine Kaufentscheidung anhand von gutem Content. Alleine dieser Grund sollte ausreichen, um über die Einführung eines Terminologiemanagementsystems zumindest einmal nachzudenken.
Wie führe ich das System am besten ein?
Ein Terminologiemanagement ermöglicht es Ihnen, Terminologie unter Einbeziehung klarer Verwendungsregeln zu organisieren und Ihre Übersetzungen dadurch mit hoher Effizienz und Genauigkeit zu erstellen. So wird sichergestellt, dass innerhalb einer Übersetzung immer die korrekte Terminologie verwendet wird.
Sie sehen, eine konsequente Terminologie kann sich durchaus auch für Ihr Unternehmen lohnen. Doch wie führt man ein effizientes Terminologiemanagementsystem am besten ein?
Denn damit ein solches System funktionieren kann, muss es konsistent und konsequent angewendet werden.
Zunächst sollte man sich einmal anschauen, welche Abteilungen in Ihrem Unternehmen dafür zuständig sind Texte für die Produkte zu erstellen. Denn das ist nicht nur die technische Redaktion sondern auch die Marketingabteilung, die Konstruktion oder der Service erstellen produktbezogene Texte. Deswegen sollten alle Abteilungen in Ihrem Unternehmen, die für eine solche Texterstellung zuständig sind, in den Prozess mit einbezogen werden.
Denn wer weiß es besser als Ihre Mitarbeiter, welche Begriffe in den jeweiligen Abteilungen verwendet werden? Es ist übrigens äußerst wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter bei der Einführung eines Terminologiemanagementsystems „mitnehmen“. Denn nach der Einführung muss dieses auch „gelebt“ werden. Das heißt für manchen Mitarbeiter, dass er seine alten und bequemen Pfade verlassen muss.
Die technische Redaktion und die Terminologie
Sind die jeweiligen Mitarbeiter aus den einzelnen Abteilungen für das Projekt gefunden, gilt es einen Terminologieverantwortlichen zu benennen. Hier kommt in den meisten Fällen ein technischer Redakteur ins Spiel, der möglichst über Erfahrung in der Terminologiearbeit verfügen sollte.
Bei diesem Projektmanager laufen dann alle Fäden zusammen. Er bestimmt in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Experten aus den einzelnen Abteilungen den Leitfaden.
Unterschätzen Sie die Wichtigkeit des Terminologieleitfadens nicht! Denn dieser bestimmt, wie die Terminologie in Ihrem Unternehmen zukünftig aussehen soll. Deswegen gehört dieses Projekt unbedingt in die Hände eines Profis.
Zudem kann ein qualifizierter Technischer Redakteur Ihnen dabei behilflich sein, das passende Terminologiemanagementsystem für Ihre Bedürfnisse auszuwählen. Denn ein kleines mittelständisches Unternehmen stellt beispielsweise andere Ansprüche als ein großer Industriebetrieb mit mehreren Niederlassungen im Ausland.
Ein weiterer Vorteil eines Terminologiemanagementsystems: Es ist ein äußerst hilfreiches Tool zur Qualitätssicherung.
Sie möchten Terminologie in Ihrem Unternehmen einführen? Gerne stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Verfügung.
Im nächsten Blogartikel beschäftigen wir uns mit der Frage was eigentlich das Marketing mit der technischen Dokumentation zu tun hat.
